Tạo GEM Gemini: “nhân viên AI” 24/7 cho cán bộ xã – thiết lập một lần, dùng mỗi ngày

Mỗi sáng lại gõ lại một đoạn dài cho AI?

Bạn đã dùng ChatGPT hay Gemini để soạn văn bản. Lần nào cũng phải dặn lại từ đầu: “Tôi là Trưởng phòng Văn hóa – Xã hội, viết theo thể thức hành chính, đừng bịa số liệu, dùng tiếng Việt chuẩn…”. Quên một câu là kết quả lệch ngay.

GEM giải quyết đúng nỗi khổ đó. Bạn dặn AI một lần duy nhất, lưu lại thành một “trợ lý riêng”. Từ hôm sau chỉ cần mở ra và nói ngắn gọn: “Lập kế hoạch Ngày hội Đại đoàn kết ấp 3”. Trợ lý đã biết bạn là ai, làm việc gì và cần văn phong ra sao.

Ngày 01/10/2026, NeonTek Academy đã tạo thật một GEM như vậy cho vị trí Trưởng phòng Văn hóa – Xã hội cấp xã. Không cần biết lập trình, chỉ cần tài khoản Google. Bài viết này kể lại cái hay của GEM, cách tạo và kèm tài liệu miễn phí để bạn làm theo.

GEM là gì?

GEM là phiên bản Gemini được bạn “đào tạo” sẵn cho một việc cụ thể. Nó gồm ba phần: tên, chỉ dẫn (vai trò, nhiệm vụ, văn phong, điều cấm) và tệp kiến thức tùy chọn.

	Chat Gemini thông thường	GEM đã thiết lập
Mỗi lần dùng	Phải dặn lại vai trò, văn phong	Mở ra là làm việc ngay
Văn phong	Thay đổi theo từng câu hỏi	Nhất quán theo thể thức hành chính
Tài liệu nền	Phải tải lên lại	Gắn sẵn trong mục Kiến thức
Chia sẻ	Chỉ chia sẻ từng đoạn chat	Chia sẻ cả trợ lý cho đồng nghiệp

Hình dung đơn giản: chat thường là thuê người lạ mỗi ngày; GEM là một thư ký đã quen việc của bạn.

7 cái hay khi bạn có một GEM riêng

1. Thiết lập một lần, dùng mỗi ngày. Không còn chép đi chép lại đoạn dặn dò dài. Một câu ngắn là trợ lý hiểu việc.
2. Đúng vai, đúng việc. GEM được dặn sẵn các lĩnh vực của Phòng Văn hóa – Xã hội: nội vụ (lao động, người có công, thi đua – khen thưởng), giáo dục, văn hóa – khoa học – thông tin, y tế và bảo trợ xã hội, theo Nghị định 150/2025/NĐ-CP.
3. Văn phong hành chính chuẩn. Kế hoạch, tờ trình, báo cáo, bài phát biểu, tin truyền thanh đều ra đúng bố cục, ngắn gọn, đúng mực.
4. Biết hỏi lại thay vì đoán. Thiếu thông tin, GEM hỏi thêm thời gian, địa điểm, kinh phí trước khi viết.
5. Không bịa số liệu. Chỗ nào thiếu dữ kiện hay chưa chắc về văn bản, GEM đánh dấu [CẦN XÁC NHẬN] để bạn kiểm tra. Đây là điểm quan trọng nhất với văn bản nhà nước.
6. Gắn sẵn tài liệu của đơn vị. Tải lên mẫu kế hoạch, quy định, danh mục thủ tục; GEM tham chiếu mỗi khi soạn.
7. Chia sẻ cho cả phòng. Một người thiết lập, cả phòng dùng chung một “chuẩn” – văn bản đồng đều hơn, người mới bắt nhịp nhanh hơn.

Bí quyết nằm ở phần chỉ dẫn. NeonTek viết chỉ dẫn theo mô hình K/S/E – Kiến thức, Kỹ năng, Kinh nghiệm – của vị trí việc làm, kết hợp 4 yếu tố Google khuyến nghị: Vai trò, Nhiệm vụ, Bối cảnh, Định dạng. Bản chỉ dẫn hoàn chỉnh có trong tài liệu tải về – bạn chỉ việc sao chép.

Chuyện thật: NeonTek đã tạo và chạy thử GEM ra sao

Ngày 01/10/2026, đội ngũ NeonTek Academy đăng nhập Gemini và tạo GEM “Trợ lý Trưởng phòng Văn hóa – Xã hội”. Chúng tôi chạy thử hai việc quen thuộc của cán bộ xã.

Thử 1 – Lập kế hoạch Ngày hội Đại đoàn kết toàn dân tộc. GEM trả lời bằng tiếng Việt, dựng khung kế hoạch theo thể thức hành chính. Nó hỏi lại những thông tin còn thiếu và đánh dấu [CẦN XÁC NHẬN] ở các chi tiết chưa có dữ kiện, thay vì tự điền.

Ảnh thật: GEM xưng “em”, hỏi lại địa danh, thời gian, quy mô trước khi viết bản thảo.

Thử 2 – Viết tin phát thanh. Bản tin ngắn, câu gọn, dễ đọc trên loa truyền thanh xã – đúng kiểu bài người dân nghe là hiểu.

Toàn bộ quá trình được quay lại thành video 3 phút, lồng giọng đọc miền Nam từ ElevenLabs. Mọi hình ảnh đều là thao tác thật trên tài khoản thật, không dựng giả.

“GEM không thay cán bộ ra quyết định. Nó lo phần soạn thảo để cán bộ có thêm thời gian đi cơ sở, gặp dân.” – NeonTek Academy

Tạo GEM trong 8 bước

Bạn cần máy tính có trình duyệt Chrome và một tài khoản Google được cơ quan cho phép sử dụng.

1. Đăng nhập vào gemini.google.com. Nên bật xác minh 2 bước cho tài khoản.
2. Mở mục Gems ở thanh menu bên trái, bấm New Gem (Tạo Gem mới).
3. Đặt tên rõ vai trò, ví dụ: “Trợ lý Trưởng phòng Văn hóa – Xã hội”. Thêm mô tả ngắn.
4. Dán chỉ dẫn vào ô Instructions (Hướng dẫn). Nhớ sửa [tên xã], [tỉnh/thành phố] cho đúng địa phương.
5. Thêm kiến thức (tùy chọn): tải lên quyết định chức năng nhiệm vụ của phòng, mẫu kế hoạch, báo cáo đã công khai.
6. Chạy thử ở khung Preview bằng một việc thật, ví dụ lập kế hoạch ngày hội.
7. Chỉnh lại chỉ dẫn nếu câu trả lời chưa đúng ý, rồi thử lại.
8. Bấm Save – GEM xuất hiện trong danh sách của bạn, sẵn sàng dùng mỗi ngày.

Bước 4 là bước quan trọng nhất: chỉ dẫn càng rõ, trợ lý càng giỏi.

Từng bước đều có ảnh chụp màn hình đánh số chi tiết trong tài liệu hướng dẫn 19 trang bên dưới.

Trước khi dùng: 4 lưu ý an toàn và một thay đổi sắp tới

• Không đưa tài liệu mật, nội bộ hay dữ liệu cá nhân của người dân vào GEM. Tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15.
• Giữ mật khẩu cho riêng mình và bật xác minh 2 bước. Không gửi mật khẩu qua tin nhắn hay chat.
• AI chỉ là bản nháp. Cán bộ phải kiểm tra số hiệu văn bản, số liệu và chịu trách nhiệm trước khi ký, ban hành.
• Đọc kỹ thông báo của Google. Gemini có thể dùng dữ liệu từ GEM để cải thiện sản phẩm; hãy cân nhắc khi tải tệp lên.

Gems sắp đổi thành “skills”. Theo TechCrunch, từ 17/11/2026 Google tự động chuyển các Gem hiện có sang dạng skills; người dùng không phải làm gì. Sau đó bạn gõ dấu “/” trong khung chat để gọi trợ lý. Tin vui: bản chỉ dẫn bạn viết hôm nay vẫn dùng tiếp được – công sức thiết lập không mất đi.

Bắt tay làm ngay: video + tài liệu miễn phí

NeonTek Academy chuẩn bị sẵn hai tài nguyên để bạn tự tạo GEM ngay hôm nay:

Tài nguyên	Có gì bên trong	Liên kết
Video hướng dẫn (3 phút)	Quay thao tác thật, giọng đọc miền Nam, 10 chương	[Chèn link YouTube]
Tài liệu Word (19 trang)	19 ảnh chụp đánh số, bản chỉ dẫn mẫu để sao chép, 8 câu lệnh chạy thử, nguồn tra cứu	[Chèn link tải về]

Bạn muốn cả phòng, cả xã cùng dùng thành thạo? NeonTek Academy tổ chức tập huấn trực tiếp về AI và kỹ năng số cho cán bộ cấp xã, gắn với phong trào Bình dân học vụ số. Xem các khóa học tại mục Khóa học hoặc để lại bình luận bên dưới – chúng tôi sẽ liên hệ.

Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ cho đồng nghiệp – mỗi cán bộ có một trợ lý là mỗi bộ phận nhẹ việc hơn.

 

Đường dẫn tài liệu

https://drive.google.com/file/d/1NLXqTYsAFyXqmcIkEALKyyqEYFF_VXIa/view?usp=sharing

Gemini Notebook

https://notebook.google.com/notebook/3e9227bc-9bd1-4ac1-b266-43d035d6d69a?authuser=1

App Jupdo

https://app.jupdo.com/

Nguồn tham khảo

• Google – Trợ giúp Gemini: Tạo và dùng Gems
• Google – Mẹo viết chỉ dẫn cho Gems
• Google – Hoạt động và quyền riêng tư trong Gemini
• Trang tạo Gem trực tiếp
• TechCrunch – Google thay Gems bằng skills (28/9/2026)
• Báo Chính phủ – Chức năng, nhiệm vụ Phòng Văn hóa – Xã hội cấp xã
• Thư viện Pháp luật – Tổng hợp nhiệm vụ Phòng VHXH cấp xã